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德国企业档案工作方式及环境

      德国企业档案馆的起源可以追溯到19世纪下半叶德国经济的工业化时期(1800-1900年间)。第一代企业创建者的传统意识和对自己创业的骄傲促使了早期企业档案馆的诞生。
  负责保存地区内经济发展材料的最早的经济档案馆也有约百年历史,如西门子公司企业档案室就已有100多年历史。这些早期的企业档案部门大多由工商会出资建立,主要收集并保存那些破产、倒闭公司的卷宗、文件,并使这些材料可以供给科学研究。目前还有11家此类的经济档案馆,他们负责收集遍及德国所有地区的破产企业档案文件。

人们对企业档案工作者的误读

  德国经济档案联盟成立于1957年,是由150家企业档案馆组成的,其中有中小企业和大企业的档案馆,他们所存的档案共同记录着德国经济的概况。联盟的主要任务包括把企业档案馆的工作向职业、专业化发展。
  在德国,从前人们对企业档案工作者的工作有些偏见。有人认为,档案工作者是看起来不适应现代生活的古怪人,他们在通风不好的地下室里处理肮脏的纸张,他们最大的特点就是沉默寡言。在公司里,档案员一般处在最底层,过着不引人注意的边缘生活。在公众眼中,档案工作者几乎等同“过时”的人,尤其是在私营企业里,这种负面印象长时间以来广泛传播。除了少数例外,以前在档案馆的工作员工大多都是一些年老的员工,而且长时间以来,企业档案馆雇佣对档案业务不熟悉的门外汉也是很平常的。
  通过我们联盟有目的性的培训再教育,自20世纪80年代以来,对企业档案工作者的偏见和误解已经大幅减少了。如今企业档案馆的工作人员大多是历史或档案专业的,企业档案工作人员的录用标准与国家档案部门的录用标准接近。

  国家档案馆与企业档案馆

  国家档案馆就是指联邦德国档案馆(直属于政府部门)、各州档案馆(直属于各州政府)以及各市档案馆,每个公民都有权在法律规定的公开期限内,查阅政府的工作信息。建立这样的档案馆是国家的义务。
  相反,企业档案馆是企业出资建立的,从法律意义来讲,它是私人的档案馆。企业档案馆依据法律具有保管档案的义务外,要在规定期限内移交卷宗,但公民对这些档案不享有知情权。但在历史上的还是有例外的,当时东德企业档案馆是国家规定国有企业必须建立的档案馆,要求保存国有企业的历史档案。
  在过去数十年中,企业档案馆从老旧的档案室搬入了全新的信息中心,探究其中的原因,要归功于大学经济史系对企业历史越来越感兴趣。特别是他们系统地整理研究了大企业保存的纳粹历史和劳工档案(1933-1945年),这使企业档案界在20世纪90年代掀起了一股研究历史的热潮。
  另外,一些历史问题在国内外引起广泛争议,迫使众多企业整理自己的历史,一些科学家也委托他人出版相关研究报告,这也推动了大批企业档案馆的建立。在20世纪90年代新建的、最主要的企业档案馆有:大众汽车股份有限公司档案馆、贝塔斯曼公司档案馆和德累斯顿银行档案馆。

德累斯顿银行历史档案馆

  本人自1999年底起担任德累斯顿银行历史档案馆馆长。我要简要介绍一下该银行的历史:1872年建立的德累斯顿银行曾长时期稳居在德国银行界的第二位,仅次于德意志银行。1931年的经济危机对银行业的影响很大,以至多家银行都收归国有,这也是导致银行支持1933年纳粹政府上台的原因。
  二战结束以后,人们都不愿提及这段黑暗的历史。但从美国传来了一些流言,德国银行担心会影响业务,于是在银行内部公开处理自己的历史,并委托一家有名的德国研究所来调查1930年至1957年间的企业历史。
  开展这一项目的原始材料起先似乎完全不够,除了各类无序收集的回忆物件之外,银行没有一个属于自己的档案馆,人们认为有关的文件材料或多或少都在最后几年的战争中遗失了。因此当在柏林的后院中发现了约6000米长、1984年以前的卷宗时,大家都很惊讶。通过各地银行的进一步收集和整理后,档案资料的排架长度长达12公里。根据项目的要求,相应的银行档案馆也建成了。在2006年,历史学家小组经过将近7年的调查研究,完成了一份4卷约2400页的详细报告。自此,德累斯顿银行被视为对纳粹时期历史研究的最清晰的德国企业。
  在调查工作进行期间,德累斯顿银行档案馆的5人工作组的工作进行得异常顺利。当他们需要办公物资或人手支援都顺利获批时,其他部门却面临经费问题,如销售部门面临着大量裁员。
  当调研报告出版之后,保护档案馆不受任何外部因素(如经费、裁员)困扰的“保护伞”没有了,德累斯顿银行历史档案馆从此以后不得不经受一系列越来越严酷的现实考验。
  现在企业档案馆的馆长都是所在公司的中层管理者。为了赢得企业高层领导对档案馆的重视,必须服从企业管理的成本控制原则。
  企业顾问评价一个部门的存在有价值时有三个基本准则:这个部门的任务和作用是否有法律规定,是否在企业战略发展中必要,“有会更好”(没有经济必要性)。如果被归入最后一条“有会更好”表示这个部门将不可避免地被关掉,或者大量裁员或缩减经费。
  为了避免这样的命运或尽可能减少这种危险,我认为企业档案馆应该首先在主要工作上集中精力,要保护、管理好法律相关的重要材料(如合同、会议记录等),做好这些工作是档案馆在企业中站稳脚跟的坚定基础。在此基础上,档案馆也可为科学研究或历史营销(企业历史作为企业媒体工作的一部分)提供帮助,企业档案馆在举办展览、庆祝周年纪念、出版企业纪念文集或其他以历史为重点的事务上,可以更好运用这些信息。换一种说法:先完成好档案馆分内的任务,才能为其他工作建立一个坚实的基础。
  在德国,企业档案馆工作人员最重要的工作任务是维持企业档案馆的存在。我再从我的职业实践中举一个例子:企业档案馆考虑最多的是如何引起领导对档案馆的兴趣以及如何让这种兴趣持久不衰,这对档案馆来说并非易事。在德累斯顿银行,我们组建了一个推动银行历史发展的协会。这个协会有650个成员,最重要的成员是各银行的董事会成员、董事长或其他领导层的代表。
  该协会在过去几年内进行了一系列历史研究,举办了展览、讲座等,协会有个战略性的任务——长期维系企业档案馆和银行管理层的关系,协会即使在2008年德累斯顿银行被商业银行收购后依然正常运转。
  经济档案联盟自成立以来进行了现代化及专业化的进程,因此现今德国在欧洲甚至世界范围内都享有一个优秀的企业档案馆管理系统。
  与国家档案馆不同,企业档案馆没有法律保障其存在,只有通过自身努力证明其对企业的价值,才能使其长期生存下去。  

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